Не только СМИ отказываются от бумажных версий: вступили в силу два федеральных закона, согласно которым работодатели могут в электронном виде вносить информацию о приеме, увольнении и других карьерных перемещениях работников. Кроме того, каждый месяц, не позднее 15 числа, работодатель должен предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников за предыдущий месяц: на основе этой информации будут формироваться электронные книжки россиян.
Если человек был принят на работу или уволен, то работодатель должен уведомить об этом Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, который следует за днём издания соответствующего документа.
Надо ли отказываться от бумажных трудовых книжек?
До 1 июля 2020 года работодатели должны письменно предупредить каждого сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве и переходе на новый формат книжек. Сделать выбор, где хранить информацию - на бумажном или электронном носителе - и написать заявление необходимо до конца года. Тому, кто предпочтет электронный, выдадут на руки бумажную трудовую книжку с вписанным туда решением. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель продолжит вносить туда записи.
Тот, кто продолжит работать по старинке, сможет в любой момент передумать. Переход к новому формату сведений – добровольный. Если в течение года работники не подали какого-либо заявления, они остаются при бумажной трудовой книжке. Исключение составляют только те, кто будут впервые устраиваться на работу в 2021 году. Для них трудовая книжка в любом случае будет электронная.
Что будет записано
В электронной трудовой книжке содержится практически та же информация, что и в бумажной: место работы, период работы (дата приема и увольнения, перевода на другую работу), номер документа, на основании которого состоялись кадровые мероприятия, должность, специальность, профессия, причины увольнения. Также будут вноситься данные о СНИЛС, сведения о формате трудовой книжки, и с 2021 года - код выполняемой работы.
Не вносятся в электронную трудовую книжку: сведения о муниципальных и государственных наградах, поскольку распоряжение об этом уже публикуется в открытых источниках, не будет и информации про образование - они также размещаются в открытой государственной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании».
В чем преимущества электронной версии
По словам начальника правового отдела Государственной инспекции труда Карелии Ильи Красновского, переход на новую форму учета поможет избежать многих проблем с установлением стажа работников, которые часто меняют место работы, поскольку далеко не все работодатели ведут кадровый учет. Работодатель, принимая к себе сотрудников, сразу будет передавать все данные ПФР. В любой момент человек может посмотреть свою трудовую книжку и понять, легально он трудоустроен или нет. Если работник увидит какую-либо ошибку, то по его письменному заявлению работодатель должен исправить неточность.
Есть и другие преимущества, о них рассказала заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда России по Карелии Юлия Ермакова:
- Удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности, сокращение ошибочных неточностей, которые допускают кадровые службы. Есть и дополнительные возможности при дистанционном трудоустройстве: не требуется личного общения с кадровыми службами. Снижаются издержки работодателей по обязанностям хранения бланков строгой отчетности трудовых книжек, есть возможность дистанционных оформлений пенсий. Использование данных электронной книжки возможно для получения госуслуг.
Как пообещала Юлия Ермакова, хранить электронную информацию будут как зеницу ока.
- У ПФР большой опыт по защите информации и хранению больших данных, - подытожила она.
Зайти в свою электронную трудовую книжку можно через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг. Также можно обратиться в офисы ПФР или МФЦ и получить распечатку.
